Личное планирование с помощью камбана, Скрама и Trello

Мне всегда казалось странным, что для эффективного планирования собственного времени нужно прочесть учебник или посетить тренинг. В основе известных мне техник планирования лежат разумные идеи, но многим из них свойственна неоправданная громоздкость. Тут тебе и разбиение задач на 100500 типов, и ведение кучи списков на все случаи жизни... Планирование превращается в процесс, который требует отдельного планирования. Я придумал для себя достаточно простую, на мой взгляд, систему, которой и хочу с вами поделиться.

Основные принципы

Идея системы возникла благодаря Trello - сервису "организации всего". В основе сервиса лежит обыкновенная доска-камбан. На доске можно создавать сколько угодно списков (столбцов), а контроль процесса сводится к перетаскиванию карточек из одного списка в другой или вверх-вниз по списку (удобный drag-n-drop прилагается). Сервис похож на многие другие инструменты планирования, но с той лишь разницей, что он не перегружен излишней функциональностью. Предельно просто и крайне удобно. Вдобавок, он доступен на любой платформе, включая мобильные, и бесплатен (платные функции вам точно не понадобятся, они ориентированы на корпоративное использование).

Я сформулировал для себя несколько ключевых правил, которые позаимствовал из некоторых известных техник Agile:

1. Единый бэклог для всех задач. Размер, тип или важность не имеют значения.
2. В начале дня задачи на текущий день переносятся в список "Сегодня".
3. В конце дня все незавершенные задачи отправляются обратно в бэклог, все завершенные попадают в "Done".
4. Любые идеи, которые могут стать задачами, фиксируются тут же на доске. Для это существует специальный список "Котел".

И добавил несколько исключений:

1. Только задачи, которые растягиваются на несколько дней, могут оставаться в "Сегодня" в конце дня, тем самым напоминая мне, что я над ними активно работаю. Их, как правило, не больше одной одновременно.
2. Для долгосрочных проектов по мере необходимости создаются отдельные задачи наподобие "Работа над проектом, 3 часа".
3. Для выходных удобно иметь дополнительный список "Завтра". Он упрощает планирование сразу на оба дня, которые можно рассматривать как единый интервал времени. 

Пример доски для личного планирования

Я уже несколько месяцев пользуюсь этой системой, и она достаточно неплохо себя показала. Накладные расходы минимальны, при этом она решает две самые большие проблемы проблемы продуктивности: как определить, что должно быть сделано, и как, собственно, просто взять и сделать.

Замечания

Пожалуй, стоит вкратце пояснить, почему система оказалась для меня достаточно эффективной.

Удобный интерфейс побуждает к использованию

Удобство интерфейса и доступность Trello сыграли не последнюю роль в создании моего способа планирования. Раньше я пытался использовать для этих целей Evernote, OneNote, Outlook и Гуглокалендарь. У каждого из них были свои существенные недостатки. Бумажный блокнот я даже не рассматривал: я практически никогда не заглядываю в свои записи второй раз.

Бэклог продукта © www.informit.com

Бэклог

Все задания лежат в одном общем большом списке. Эту идею я почерпнул из Скрама. Большой список позволяет масштабировать видимость задач: важное и срочное находится вверху и легко заметно, менее важное внизу, и чтобы его увидеть, нужно пролистать список. Чтобы поддерживать бэклог в актуальном состоянии, его время от времени нужно просматривать и расставлять задачам приоритеты, что заключается простом в перетаскивание карточек снизу вверх. Это достаточно тривиальное задание, учитывая, что нет необходимости планировать временные рамки: задачи берутся сверху списка по мере необходимости.

Сегодня

По сути, это бэклог спринта длинной в день. Вечером я перетаскиваю задачи из бэклога в To do, примерно прикидывая, что я успею сделать завтра.

Done

Все, что сделано, тут же попадает в Done. Что не сделано, в конце дня отправляется в бэклог, за некоторыми исключениями, которые я описал выше. Это позволяет мне концентрироваться на том, сколько я сделал, а не на том, сколько я не успел (как было бы со списками дел на день-неделю-месяц), что довольно неплохо мотивирует. Перед тем, как планировать следующий день, Done очищается (т.е. все карточки в списке архивируются).

Долгосрочные задачи

Мне нужен был простой подход в рамках моей системы, поэтому для долгосрочных задач я начал выставлять крайний срок (Trello позволяет это сделать). В какой-то момент при пересмотре приоритетов я просто перевожу их вверх бэклога. Таким образом регулируется срочность задач.

Крупные проекты

Здесь тоже все максимально просто. Когда я считаю, что пора уделить проекту внимание, я просто создаю задачу в духе "Работа над проектом, 3 часа" и добавляю ее в бэклог на общих основаниях. Когда я берусь за эту задачу, я включаюсь в проект, и если для него ведется отдельное планирование, пользуюсь уже им.

Все в одном месте и под рукой

Пожалуй, это единственное правило в дополнение к идее ничего не держать в голове, которое я почерпнул из известных методик личного планирования. Логика предельно проста: когда списков больше одного или когда до них сложно добраться, достаточно скоро просто перестаешь в них заглядывать.

Все без исключения

Я добавляю в бэклог абсолютно все: бытовые дела, рабочие вопросы, личные проекты - все, что требует хоть малейшего усилия воли, чтобы начать это делать. Отчасти, я делаю так из-за предыдущего пункта. Отчасти, потому что я пришел к выводу, что гораздо проще и эффективнее приоретизировать общий список, не разбивая его на части. А отчасти, потому что на силу воли полагаться нельзя вообще ни в чем. Более того, когда я вижу в конце дня в Done список из 5-6 задач, пускай даже некоторые из них были не особенно важны, это помогает мне формировать привычку воспринимать себя как человека, способного к действию.